01Programa de faturação para explicadores: sessões claras
Comece por definir os serviços que realmente presta: explicação individual, sessão em grupo ou acompanhamento mensal. Depois, use descrições que permitam perceber o serviço, a quantidade e o período. Uma sessão de 90 minutos não deve aparecer como uma hora por hábito. Além disso, mantenha a mesma unidade entre a tabela de preços, o registo das aulas e a fatura. Assim, reduz dúvidas quando uma família compara o documento com o valor combinado.
02Alunos e clientes com funções diferentes
O aluno nem sempre é a pessoa ou entidade que recebe a fatura. Por isso, confirme quem é o cliente da operação e os dados que devem constar do documento. Não use automaticamente o nome do aluno só porque é o contacto mais fácil de encontrar. Além disso, guarde apenas os dados necessários à faturação. Os apontamentos sobre dificuldades escolares e avaliações pertencem à organização pedagógica, com proteção adequada, e não à descrição pública do serviço faturado.
03Mensalidades no programa de faturação para explicadores
Uma mensalidade exige regras claras para férias, faltas e reposições. Antes de emitir o documento, confira o período e o valor acordado. Por exemplo, quatro sessões de 25 euros representam 100 euros; uma sessão adicional pode alterar o total se isso fizer parte do acordo. Contudo, um pacote mensal não corresponde necessariamente a uma simples multiplicação de aulas. Por isso, preserve as condições combinadas e não presuma que o programa calcula presenças ou reposições.
04Pagamentos parciais sem perder o saldo
Se faturou 100 euros e recebeu 60 euros, faltam 40 euros. Em seguida, associe cada recebimento ao documento correto e confira o saldo antes de enviar uma mensagem. Uma transferência de 60 euros não prova, por si só, a liquidação de toda a mensalidade. Além disso, mantenha a referência do pagamento e esclareça movimentos sem identificação. Assim, distingue o atraso de uma família de um valor que já recebeu, mas ainda não associou.
05Programa de faturação para explicadores: IVA e menções
Não configure todas as explicações como isentas apenas pelo nome da atividade. A alínea 11) do artigo 9.º do CIVA abrange lições sobre matérias do ensino escolar ou superior, nos termos aplicáveis. Contudo, outras prestações, como serviços distintos dessas lições, exigem análise própria. Por isso, confirme a classificação dos serviços e as menções com o contabilista ou a AT. Depois, configure o programa de acordo com essa validação, sem escolher um motivo de isenção por tentativa.
06Conferência antes de fechar o mês
No fim do período, compare o registo das aulas com os documentos e os pagamentos. Primeiro, procure sessões que ficaram por tratar. Depois, confira faturas emitidas, valores recebidos e saldos pendentes. Uma agenda cheia não demonstra, por si só, que toda a faturação ficou correta. Além disso, explique descontos ou acertos através do procedimento documental adequado. Não apague uma fatura já emitida apenas para fazer coincidir o total com uma nova combinação.
