Escrevo este artigo com finalidade meramente informativa. Como Contabilista Certificada, fui convidada a redigir esta explicação para ajudar empresários e profissionais a prepararem os seus processos de faturação. A informação foi recolhida a partir de fontes oficiais e de outras fontes disponíveis na internet. Não substitui a análise do caso concreto, a legislação em vigor nem o aconselhamento do contabilista ou das entidades competentes.
Ao longo de 2026 tenho encontrado a mesma dúvida em muitas empresas: em 2027 deixa de ser possível enviar faturas em PDF por e-mail? A resposta curta é que o PDF não desaparece, mas termina em 31 de dezembro de 2026 o regime transitório que o equipara automaticamente a fatura eletrónica para efeitos fiscais. A partir de 1 de janeiro de 2027, cada empresa deve conseguir demonstrar a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das suas faturas eletrónicas.
O ponto essencial não é abandonar o PDF: é assegurar e conseguir demonstrar quem emitiu a fatura e que o seu conteúdo não foi alterado.
Porque se fala tanto de 2027
O artigo 95.º da Lei n.º 73-A/2025, que aprovou o Orçamento do Estado para 2026, mantém até 31 de dezembro de 2026 a aceitação de faturas em ficheiro PDF como faturas eletrónicas para os efeitos previstos na legislação fiscal. A partir de 1 de janeiro de 2027, termina essa equiparação transitória.
Convém separar três ideias. PDF é o formato visual do ficheiro. Autenticidade da origem é a prova de quem emitiu o documento. Integridade do conteúdo é a garantia de que o documento não foi alterado após a emissão. O Decreto-Lei n.º 28/2019 exige que autenticidade, integridade e legibilidade sejam asseguradas desde a emissão até ao final do período de arquivo.
Por isso, a pergunta útil não é apenas se o programa gera PDF. Deve ser: consigo demonstrar que esta fatura foi emitida pela minha empresa, não foi alterada e ficou corretamente conservada?
Que formas existem para garantir autenticidade e integridade
O artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 indica, nomeadamente, três mecanismos para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo numa fatura emitida por via eletrónica. A palavra nomeadamente é relevante: a lei não deve ser lida como se existisse uma única solução técnica para todos os fluxos comerciais.
A escolha deve ser feita em função da operação real da empresa: vendas a particulares, clientes empresariais, portais de cliente, EDI, contratos públicos, notas de crédito, adiantamentos, faturas-recibo, documentos de transporte e arquivo. Não aconselho assumir que basta enviar um PDF por e-mail ou guardar uma cópia numa pasta para cumprir as regras aplicáveis em 2027.
Assinatura eletrónica qualificada, selo e SAFE
Uma assinatura eletrónica qualificada permite associar o documento a uma identidade validada e ajuda a garantir que o conteúdo não foi alterado. Já o selo eletrónico qualificado está associado à entidade emitente. Para muitas empresas, a questão não será colocar uma assinatura manual em cada PDF, mas utilizar um processo integrado no software de faturação.
O SAFE, Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, é um serviço do Estado Português que permite a administradores, gerentes, diretores ou procuradores assinarem faturas eletrónicas em softwares integrados com o serviço. A Autenticação.gov informa que a assinatura através do SAFE é certificada pelo Estado e cumpre os requisitos do Decreto-Lei n.º 28/2019 e do Regulamento eIDAS.
Antes de optar pelo SAFE, eu confirmaria se o software está integrado, se a pessoa que irá assinar possui os atributos empresariais necessários, se esses atributos foram associados através do SCAP e se a emissão e o arquivo do documento assinado foram testados de ponta a ponta. O SAFE é uma opção prática, mas não substitui a análise do processo global da empresa.
O que não muda: certificação, ATCUD, QR Code e arquivo
A mudança de 2027 não elimina obrigações que já existem. A assinatura ou o selo aplicado a uma fatura não deve ser confundido com a comunicação dos elementos do documento à Autoridade Tributária: são processos distintos.
O Decreto-Lei n.º 28/2019 prevê que os programas permitam a realização de cópias de segurança e que os utilizadores garantam a sua existência. A conservação organizada dos livros, registos e documentos de suporte continua a ser essencial. Guarde o original eletrónico que foi efetivamente emitido e mantenha cópias de segurança recuperáveis.
Revisão essencial
- Confirmar se a empresa está abrangida pela utilização de programa de faturação certificado pela AT.
- Verificar séries documentais, ATCUD e QR Code aplicáveis.
- Distinguir a comunicação dos documentos à AT do mecanismo de autenticação da fatura eletrónica.
- Conservar originais eletrónicos, documentos retificativos e cópias de segurança recuperáveis.
- Testar o processo com faturas normais, adiantamentos, anulações e notas de crédito.
Atenção especial às faturas para entidades públicas
Quem fornece bens ou serviços à Administração Pública deve analisar este circuito separadamente. Nos contratos públicos abrangidos, a faturação eletrónica pode exigir o formato e o canal específicos da FE-AP; um PDF simples enviado por e-mail não é, por si só, equivalente a uma fatura estruturada transmitida nesse circuito.
As fontes consultadas indicam que as micro, pequenas e médias empresas, enquanto cocontratantes da Administração Pública, passam a estar abrangidas a partir de 1 de janeiro de 2027. Para cada contrato, confirme o canal de receção, os dados exigidos, o formato aplicável e o procedimento de integração.
Isto é particularmente relevante para atividades que trabalham com obras, manutenção, fornecimentos a escolas, municípios ou outras entidades públicas. O tipo de cliente e o contrato podem alterar por completo o processo de emissão.
Como eu prepararia a empresa até 1 de janeiro de 2027
A preparação deve começar pelo levantamento dos canais e documentos que a empresa efetivamente utiliza. O objetivo é chegar ao fim de 2026 com uma decisão testada e documentada, e não apenas com uma promessa do fornecedor de software.
Cada empresa deve validar o respetivo processo com o fornecedor do software, o contabilista e, quando necessário, com as entidades públicas ou clientes envolvidos. A melhor solução não é necessariamente a mais complexa; é a que respeita as regras aplicáveis e funciona de forma consistente no circuito comercial da empresa.
Plano de preparação
- Mapear os canais atuais: papel, PDF por e-mail, portal de cliente, EDI e faturação para entidades públicas.
- Listar os documentos emitidos: faturas, faturas-recibo, notas de crédito, notas de débito, documentos de transporte e adiantamentos.
- Perguntar ao fornecedor do software qual o mecanismo suportado em 2027 e como é guardado o original eletrónico.
- Definir quem emite, valida, resolve falhas e acompanha a renovação de certificados.
- Fazer testes antes da entrada em vigor, incluindo reenvios, rejeições e documentos retificativos.
Preparar o processo, não apenas o ficheiro
O dia 1 de janeiro de 2027 não elimina o PDF. Elimina a regra transitória que o aceitava, por si só, como fatura eletrónica para efeitos fiscais. Prepare um circuito que prove a origem e a integridade de cada fatura eletrónica e teste-o antes de 31 de dezembro de 2026.
Este artigo é meramente informativo e foi elaborado com base nas fontes oficiais e complementares indicadas. A aplicação concreta depende da atividade, do tipo de destinatário, do software utilizado e das regras em vigor no momento da emissão.