Mudar de programa de faturação pode parecer uma tarefa simples: exportar um ficheiro, importar noutro sistema e continuar a trabalhar. Na prática, a parte mais importante acontece entre esses passos. É aí que confirma se os clientes ficaram certos, se os preços mantêm o significado e se os pagamentos pendentes continuam visíveis.
O objetivo não é levar tudo à pressa. É começar no novo programa com informação fiável e continuar a consultar o passado quando precisa. Por isso, antes de cancelar o serviço antigo, faça uma lista do que utiliza e combine a passagem com o fornecedor e o contabilista. Uma manhã de preparação pode evitar semanas de correções.
Antes de mudar de programa de faturação, defina o que vai levar
Comece pelo trabalho real do negócio. Uma empresa de serviços pode precisar sobretudo de clientes, serviços e valores por receber. Uma loja terá também artigos, códigos de barras, preços e existências. Se usa várias lojas, tabelas de preços ou integrações, inclua essas diferenças no levantamento.
Em seguida, pergunte ao novo fornecedor o que consegue importar, em que formato e com que limitações. Uma importação de clientes não garante a passagem das contas correntes. Da mesma forma, uma ficha de produto não confirma que a quantidade em stock ou o preço de custo tenham passado.
Peça uma resposta por escrito para cada grupo de dados. Além disso, confirme quem prepara os ficheiros, quem acompanha o teste e quem resolve uma importação incompleta. O que parece incluído numa demonstração pode exigir preparação ou um serviço adicional.
SAF-T, CSV e cópia de segurança: funções diferentes
O SAF-T, um CSV e uma cópia de segurança não são três nomes para a mesma coisa. Cada um serve uma finalidade. Por isso, confirme o conteúdo de cada exportação antes de a considerar suficiente para mudar de programa de faturação.
O SAF-T contém informação estruturada para fins fiscais, mas não deve ser tratado como uma cópia integral de tudo o que utiliza. Um CSV pode transportar uma lista de clientes ou artigos, conforme as colunas disponíveis. Já uma cópia de segurança pode depender do programa original para recuperar a base de dados.
Na prática, guarde o SAF-T, as exportações comerciais, os documentos e os relatórios de conferência de que necessita. Se o fornecedor disponibiliza uma cópia completa, preserve-a igualmente. Contudo, não confunda possuir os ficheiros com conseguir consultá-los: abra uma amostra e confirme como terá acesso aos restantes.
Como mudar de programa de faturação sem perder o arquivo
Não cancele o acesso ao programa antigo antes de saber como vai consultar os documentos anteriores. Pergunte se existe acesso de leitura, por quanto tempo, com que custo e que opções de exportação ficam disponíveis depois de terminar o contrato.
Além disso, organize o arquivo por ano e tipo de documento. Confirme se consegue localizar uma fatura, a nota de crédito relacionada e o respetivo pagamento. Uma pasta cheia de ficheiros com nomes vagos é uma cópia difícil de utilizar quando surge uma dúvida concreta.
O artigo 52.º do CIVA estabelece, como regra geral, a conservação dos registos e documentos de suporte durante os dez anos civis subsequentes. Existem situações com regras específicas, pelo que deve confirmar o prazo aplicável com o contabilista. Mudar de fornecedor não elimina a obrigação de manter o arquivo.
Por isso, mantenha uma cópia protegida e teste a consulta antes de desativar o sistema antigo. Se a mudança inclui também o programa de contabilidade, trate essa passagem separadamente: não presuma que transferir saldos basta para cumprir os requisitos do SAF-T de contabilidade.
Clientes e produtos: arrume os dados antes de importar
Aproveite a mudança para corrigir duplicados e referências incoerentes. Nos clientes, confira nome, identificação fiscal, país e contactos necessários. Contudo, não una fichas apenas porque os nomes se parecem: podem corresponder a entidades diferentes.
Nos produtos, use referências consistentes e distinga artigos de serviços. Confirme unidades, códigos de barras, preços e impostos. Um valor de 20 euros pode representar preço com IVA num ficheiro e preço sem IVA noutro. Essa diferença merece atenção antes da primeira venda.
Se editar um CSV numa folha de cálculo, preserve códigos e identificadores como texto quando necessário. Assim, evita perder zeros iniciais ou transformar referências em datas. Confira igualmente acentos, separadores e casas decimais. Depois, siga o modelo de importação do novo programa, em vez de adaptar colunas por tentativa.
Stock e contas correntes: confira valores, não só fichas
Importar mil artigos não significa ter o stock correto. Defina a data a que as quantidades se referem e compare-as com uma contagem física ou com um mapa já conferido. Além disso, identifique diferenças por armazém e confirme o tratamento de devoluções, reservas e artigos inativos.
Nas contas correntes, distinga o total de uma fatura do valor que ainda falta receber. Por exemplo, uma fatura de 500 euros com 300 euros pagos tem um saldo de 200 euros. Se transportar os 500 euros como dívida, começa a cobrar um valor que já recebeu.
Prepare uma lista de documentos pendentes, pagamentos parciais, adiantamentos e créditos. Em seguida, combine a forma de os acompanhar no novo sistema. Não emita novamente uma fatura antiga só para a fazer aparecer na conta corrente: confirme com o fornecedor e o contabilista o procedimento adequado.
Se está a avaliar o Vendus, a documentação oficial descreve importações de clientes e produtos por CSV ou XML SAF-T. Contudo, isso não confirma a migração integral de documentos, saldos, stock ou configurações do seu programa atual. Teste esses pontos antes de decidir.
Mudar de programa de faturação: teste a rotina antes da estreia
Escolha uma pequena amostra que represente o negócio: um cliente habitual, um cliente estrangeiro se for relevante, um serviço, um artigo e um documento parcialmente pago. Acrescente ainda uma situação menos comum que costuma dar trabalho à equipa.
Em seguida, percorra as operações habituais no ambiente de teste que o fornecedor disponibilizar. Confira a pesquisa de artigos, os preços, o documento, a impressão, o envio por email e os pagamentos. Se existe loja online, POS ou outra integração, inclua-a no teste.
Não emita documentos fiscais reais apenas para experimentar botões. Combine com o fornecedor a forma correta de testar e confirme o tratamento das séries de formação, quando aplicável. O importante é conhecer o percurso sem criar movimentos reais que depois exijam correções.
Por fim, registe os problemas encontrados e repita o teste depois de os corrigir. Só avance quando os casos essenciais funcionarem e a equipa souber o que fazer. Uma importação sem mensagens de erro é um começo; a conferência é que permite confiar no resultado.
Séries, ATCUD e comunicação à AT: prepare o arranque
Antes da primeira emissão, confira os dados da empresa, os tipos de documento, os impostos e as séries que vai utilizar. Segundo a AT, a comunicação da série e a associação do código de validação devem anteceder a sua utilização.
Contudo, não copie numerações ou códigos para uma nova série por iniciativa própria. A AT esclarece que um código de validação não pode servir para outra série ou tipo de documento. Por isso, combine a configuração com o fornecedor e o contabilista, incluindo o tratamento dos documentos anteriores.
Confirme igualmente como vai comunicar os documentos à AT e quem acompanha essa tarefa durante a transição. Se usar mais do que um sistema no mesmo período, identifique claramente os documentos de cada um. Assim, reduz o risco de deixar uma parte por comunicar ou de repetir uma comunicação sem perceber.
A data de passagem e os primeiros dias
Escolha um momento com menos movimento e defina uma hora de corte. Por exemplo, pode terminar o trabalho no programa antigo ao final do dia e preparar o arranque do novo para a manhã seguinte, desde que a conferência e a configuração estejam concluídas.
Logo após o corte, faça a exportação final e registe os totais que vai comparar. Evite continuar a alterar clientes, preços ou pagamentos no sistema antigo sem uma regra para refletir essas alterações no novo. Caso contrário, o teste pode estar correto e a importação final já chegar desatualizada.
Nos primeiros dias, acompanhe vendas, recebimentos, devoluções e documentos pendentes com mais atenção. Além disso, mantenha um contacto de suporte e uma rotina de conferência. Se encontrar uma diferença, investigue a origem antes de importar novamente o mesmo ficheiro e criar duplicados.
Checklist para mudar de programa de faturação
Antes de dar a mudança por concluída, confirme estes pontos com quem utiliza o programa e com quem acompanha a contabilidade. A lista deve refletir a sua operação, não apenas as funções da demonstração.
Conferência antes da primeira emissão
- Arquivo anterior acessível e cópias verificadas.
- Clientes sem duplicados injustificados e com dados conferidos.
- Produtos, serviços, referências, preços e impostos revistos.
- Quantidades e armazéns reconciliados com o mapa de stock.
- Dívidas, pagamentos parciais e créditos acompanhados sem duplicar faturação.
- Séries, códigos de validação e comunicação à AT preparados.
- Equipamentos e integrações testados com os casos reais do negócio.
- Equipa informada sobre a data de corte e o novo procedimento.
- Responsável e contacto de suporte definidos para os primeiros dias.
A mudança termina quando consegue conferir os dados
Mudar de programa de faturação sem perder dados exige mais do que conseguir abrir um ficheiro. Precisa de saber o que passou, o que ficou no arquivo e como vai acompanhar os movimentos que atravessam a mudança.
Comece por uma amostra, confirme os resultados e só depois avance. Assim, o novo programa entra na rotina com informação que consegue explicar e verificar, em vez de um conjunto de registos que ninguém tem a certeza de estar correto.