Escolher um programa de faturação não devia começar pelo preço. Também não devia começar pela quantidade de funcionalidades anunciadas no site do fabricante. A primeira pergunta é bastante mais simples: o programa adapta-se à forma como a empresa realmente trabalha?
Um profissional que emite algumas faturas por mês tem necessidades diferentes das de uma loja com atendimento ao balcão. Um restaurante precisa de gerir mesas e pedidos, enquanto uma oficina pode necessitar de orçamentos, fichas de clientes e controlo dos serviços realizados. Apesar de todos emitirem faturas, não trabalham da mesma maneira.
A certificação pela Autoridade Tributária é essencial, mas não significa, por si só, que o programa seja indicado para qualquer negócio. Antes de decidir, vale a pena analisar alguns pontos que podem fazer uma grande diferença no trabalho diário.
A certificação é o ponto de partida. A escolha certa depende da realidade de cada negócio.
O programa está certificado pela Autoridade Tributária?
Este é o primeiro ponto a confirmar.
A legislação portuguesa determina em que situações deve ser utilizado um programa de faturação previamente certificado pela Autoridade Tributária. Entre elas encontram-se a utilização de software informático para emitir faturas, a existência de contabilidade organizada e determinados níveis de volume de negócios.
A certificação indica que o programa cumpre os requisitos técnicos e fiscais definidos para o processamento dos documentos. No entanto, não basta encontrar no site do fabricante a expressão software certificado.
A confirmação deve ser feita diretamente na lista oficial de programas certificados da Autoridade Tributária. A pesquisa pode ser realizada pelo nome do programa, pelo produtor ou pelo número do certificado.
Esta verificação demora poucos minutos e evita contratar uma solução cuja situação não esteja devidamente esclarecida.
É adequado ao seu setor de atividade?
Dois programas certificados podem oferecer experiências completamente diferentes.
Num cabeleireiro, pode ser importante consultar rapidamente a ficha do cliente, registar serviços e vender produtos no mesmo documento. Numa loja, o controlo de stock, os códigos de barras e a ligação a uma impressora de talões podem ser indispensáveis. Num restaurante, a rapidez do ponto de venda, a gestão de mesas e a divisão da conta têm um peso muito maior.
Quem presta serviços fora das próprias instalações poderá valorizar sobretudo a possibilidade de criar orçamentos e emitir faturas através do telemóvel ou de um portátil.
Por esse motivo, a escolha não deve ser feita apenas com base numa lista genérica de funcionalidades. O programa deve ser testado com situações reais do negócio: abrir uma venda, procurar um artigo, aplicar um desconto, emitir uma nota de crédito ou consultar o valor em dívida de um cliente.
É nessa utilização prática que se percebe se o software simplifica o trabalho ou se acaba por criar mais uma dificuldade.
É simples para quem o vai utilizar todos os dias?
Um programa pode ser muito completo e, ainda assim, ser uma má escolha.
Se uma venda normal exigir demasiados passos, se os menus forem confusos ou se for difícil corrigir um engano, a faturação torna-se mais lenta. Num estabelecimento com clientes à espera, alguns segundos repetidos dezenas de vezes ao longo do dia acabam por ter impacto.
Também é importante pensar nos restantes utilizadores. O proprietário pode conhecer bem o programa, mas os funcionários devem conseguir aprender as operações principais sem depender constantemente de ajuda.
Se estas operações não forem claras durante o período de teste, dificilmente se tornarão mais simples depois da compra.
Experimente estas tarefas básicas:
- Criar um cliente
- Adicionar um produto ou serviço
- Emitir uma fatura
- Registar o respetivo pagamento
- Anular ou corrigir um documento
- Consultar as vendas do dia
- Retirar um relatório simples
Funciona online ou depende de um computador específico?
Os programas de faturação online ganharam espaço porque permitem aceder à empresa através de diferentes equipamentos e locais. É possível consultar informação no escritório, faturar num portátil ou verificar uma venda através do telemóvel, desde que exista acesso autorizado.
Esta flexibilidade é especialmente útil para empresas com mais do que um estabelecimento, profissionais que trabalham nas instalações dos clientes ou responsáveis que necessitam de acompanhar o negócio à distância.
Por outro lado, convém perceber o que acontece quando existe uma falha de internet. Algumas atividades conseguem aguardar alguns minutos; outras, como a restauração ou o comércio com atendimento contínuo, precisam de uma solução que reduza ao mínimo as interrupções.
A escolha entre uma solução online, local ou híbrida deve considerar a qualidade da ligação disponível, a mobilidade necessária e a forma como o negócio reage a uma eventual indisponibilidade.
Entre as opções a considerar, o Cegid Vendus apresenta-se como uma solução online que permite trabalhar em diferentes equipamentos e acompanhar o negócio à distância. Ainda assim, deve ser testado nas condições reais da empresa antes da decisão.
Emite todos os documentos de que a empresa necessita?
Uma empresa raramente precisa apenas de faturas.
Dependendo da atividade, pode ser necessário emitir faturas simplificadas, faturas-recibo, recibos, notas de crédito, orçamentos, faturas proforma, guias de transporte ou documentos para pagamentos antecipados.
É preferível confirmar estas necessidades logo no início. Descobrir mais tarde que um determinado documento só está disponível num plano superior pode obrigar a alterar a subscrição ou até a mudar novamente de programa.
Também deve verificar se os documentos apresentam corretamente o código QR e o ATCUD, quando aplicável, e se o programa permite comunicar os elementos de faturação à Autoridade Tributária pelos meios adequados.
O software pode facilitar estas obrigações, mas a responsabilidade pelo seu cumprimento continua a pertencer à empresa.
Permite gerir produtos, serviços e stock?
Nem todas as empresas precisam de uma gestão de stock avançada. Para quem vende produtos, contudo, esta funcionalidade pode evitar muitos problemas.
Um programa adequado deverá permitir saber o que existe em armazém, quais os artigos com maior saída e que produtos precisam de ser repostos. Dependendo do negócio, poderá também ser necessário trabalhar com vários armazéns, números de série, variantes, fornecedores ou inventários.
Quem vende simultaneamente produtos e serviços deve confirmar se consegue distingui-los corretamente. Uma empresa de informática, por exemplo, pode faturar um computador, uma peça e a mão de obra da reparação no mesmo documento.
O objetivo não é ter o maior número possível de opções. É ter as opções que realmente ajudam a controlar a atividade.
Trabalha com o equipamento que já possui?
A compatibilidade com o equipamento é frequentemente esquecida.
Antes de escolher, confirme se o programa funciona com o computador, tablet ou telemóvel que pretende utilizar. Se existir atendimento ao balcão, verifique igualmente a compatibilidade com impressoras de talões, gavetas de dinheiro, leitores de códigos de barras, balanças ou terminais de pagamento.
Uma mensalidade económica deixa de ser vantajosa se obrigar à substituição desnecessária de vários equipamentos.
Quando possível, teste o programa no local onde será utilizado. Uma demonstração feita num computador moderno e com uma ligação rápida pode não reproduzir as condições reais da loja.
Facilita o trabalho do contabilista?
A relação entre o programa de faturação e a contabilidade deve ser simples.
O contabilista poderá necessitar do ficheiro SAF-T, de mapas de IVA, de resumos de vendas ou de acesso a determinados documentos. Alguns programas permitem criar um utilizador específico para o contabilista, evitando trocas constantes de ficheiros por email.
Antes de avançar, pergunte ao seu contabilista se existe alguma exigência particular. Esta conversa pode evitar incompatibilidades e trabalho duplicado.
Um bom programa não substitui o contabilista, mas deve tornar a partilha de informação mais rápida e reduzir a possibilidade de erros.
É possível importar os dados do programa anterior?
Mudar de software não significa necessariamente começar do zero.
Muitos programas permitem importar clientes, produtos, preços e existências através de ficheiros Excel, CSV ou outros formatos. Em alguns casos, o fornecedor também disponibiliza um serviço de migração.
Ainda assim, é importante saber exatamente o que será transferido. Os dados principais podem ser importados, mas o histórico completo de documentos nem sempre passa para o novo sistema da mesma forma.
Antes de abandonar o programa anterior, deve guardar os ficheiros SAF-T, os documentos emitidos, os relatórios necessários e uma cópia dos dados que a empresa tem de conservar.
A mudança pode ser feita durante o ano. Não é obrigatório esperar por janeiro, mas convém definir corretamente as novas séries documentais e combinar o processo com o contabilista.
Os dados estão protegidos?
Um programa de faturação contém informação importante sobre clientes, vendas, preços e movimentos financeiros. A segurança não pode ser tratada como um detalhe técnico.
Procure saber onde são guardados os dados, com que frequência são feitas cópias de segurança e o que acontece se um equipamento se avariar ou for roubado.
Se houver vários utilizadores, o programa deverá permitir atribuir permissões diferentes. Um funcionário de balcão pode precisar de emitir documentos, mas não de consultar toda a informação financeira ou alterar configurações da empresa.
Também é aconselhável usar palavras-passe fortes e, quando disponível, autenticação em dois fatores. Muitas falhas de segurança não começam no programa, mas numa palavra-passe demasiado simples ou partilhada por toda a equipa.
Existe apoio quando surge um problema?
O suporte técnico costuma parecer pouco importante até ao momento em que não se consegue faturar.
Confirme quais os canais disponíveis: telefone, email, chat ou apoio remoto. Veja igualmente os horários, o tempo habitual de resposta e se esse serviço está incluído no valor da subscrição.
Uma base de conhecimento com instruções claras também é útil para resolver dúvidas fora do horário de atendimento.
Nas empresas em que a faturação não pode parar, a qualidade do apoio deve ter tanto peso como as funcionalidades. Poupar alguns euros por mês perde rapidamente o sentido se um problema ficar vários dias sem resposta.
Qual é o custo real?
O preço anunciado nem sempre representa o custo final.
Alguns programas limitam o número de utilizadores, lojas, caixas, documentos ou funcionalidades. Outros cobram separadamente módulos de stock, assistência, cópias de segurança, atualizações ou integrações.
Antes de contratar, faça uma lista do que a empresa precisa atualmente e do que poderá vir a necessitar num futuro próximo. Depois, confirme quanto custa essa configuração completa.
Também deve verificar se existe fidelização, se o pagamento é mensal ou anual e se é possível mudar de plano sem perder informação.
O programa mais barato pode ser suficiente para um trabalhador independente. Para uma loja com vários funcionários, poderá compensar pagar um pouco mais por uma solução que evite erros, poupe tempo e permita acompanhar melhor o negócio.
Testar antes de decidir
A melhor forma de avaliar um programa é utilizá-lo antes de assumir um compromisso.
Durante o período de teste, introduza alguns clientes e produtos, emita documentos de exemplo e experimente as operações mais frequentes. Se tiver funcionários, peça-lhes também que façam o teste. Muitas vezes, quem trabalha diariamente no atendimento identifica dificuldades que passam despercebidas ao responsável pela empresa.
Não se limite à apresentação comercial. Um programa pode parecer excelente numa demonstração preparada e revelar-se pouco prático quando é necessário atender um cliente, corrigir um preço ou fechar a caixa ao fim do dia.
Um teste útil deve incluir:
- Clientes e produtos semelhantes aos reais
- Documentos utilizados diariamente
- Correção de um preço ou documento
- Utilização pelos funcionários
- Fecho de caixa ou consulta de vendas
Uma opção simples para pequenos negócios
Para pequenas empresas, lojas, restaurantes, profissionais de serviços e trabalhadores independentes, uma solução online pode reduzir bastante o trabalho administrativo.
O Cegid Vendus é um programa de faturação e POS online certificado pela Autoridade Tributária com o número 2230. Funciona através da internet, sem obrigar à instalação tradicional num único computador, e pode ser utilizado em diferentes tipos de equipamento.
Permite emitir documentos, gerir clientes, produtos e stock, consultar relatórios e trabalhar com impressão em talão ou A4. A existência de um período gratuito de 30 dias permite experimentar o funcionamento antes de escolher um plano.
Ainda assim, a decisão deve ser tomada depois de testar as operações reais da empresa. O facto de um programa ser conhecido ou certificado não dispensa a verificação das funcionalidades necessárias para cada atividade.
Escolha aquilo que resolve as necessidades reais da empresa
Um programa de faturação não serve apenas para imprimir faturas. Quando é bem escolhido, ajuda a controlar pagamentos, acompanhar vendas, organizar clientes e reduzir tarefas repetitivas.
A certificação pela Autoridade Tributária é o ponto de partida. Depois disso, deve avaliar a facilidade de utilização, as funcionalidades, a compatibilidade com os equipamentos, a segurança dos dados, o apoio técnico e o custo total.
Dedicar algum tempo ao teste antes de contratar evita mudanças apressadas e despesas desnecessárias. Mais importante do que escolher o programa com mais funcionalidades é encontrar aquele que resolve, de forma simples, as necessidades reais da empresa.