Um programa de faturação para advogados organiza a vertente comercial do escritório sem substituir a gestão dos processos jurídicos. Nesse sentido, dedique mais tempo aos seus clientes e simplifique a gestão comercial do escritório, com honorários organizados, faturação clara e pagamentos acompanhados.
Honorários · Clientes · Documentos · Pagamentos
Entre reuniões, diligências e preparação de documentos, a parte administrativa tende a ficar para o fim do dia. Por isso, o desafio não é apenas emitir a fatura: é recordar o que ficou acordado, confirmar o que já foi cobrado e perceber quem ainda tem valores por liquidar.
Uma gestão comercial organizada ajuda a responder a estas perguntas. O Vendus é uma opção a experimentar para concentrar faturação, clientes e pagamentos. Por isso, a escolha deve partir da rotina do escritório, da clareza dos documentos e da facilidade com que a equipa encontra a informação.
Por exemplo, uma consulta, a análise de um contrato e o acompanhamento continuado de uma empresa são serviços diferentes. Assim, prepare designações consistentes e descreva o que está a cobrar com clareza para o cliente. Por isso, antes de emitir, confira os valores acordados e o período a que dizem respeito. Uma organização simples ajuda a reduzir dúvidas e pedidos de esclarecimento depois do envio do documento.
Por isso, centralize os dados necessários à faturação e consulte os documentos emitidos a cada cliente. Assim, esta informação permite retomar uma conversa sobre pagamentos sem procurar em várias pastas ou mensagens. Contudo, use referências internas discretas e limite a descrição ao necessário para identificar o serviço, evitando transportar detalhes sensíveis do assunto jurídico para a documentação comercial.
Um documento emitido não é necessariamente um valor recebido. Por isso, registe os pagamentos e confira regularmente os montantes pendentes. Se um cliente liquidar apenas parte do valor, mantenha a informação comercial atualizada para que o acompanhamento seguinte parta do saldo correto. Assim, uma rotina curta, feita com regularidade, é mais útil do que rever meses de movimentos de uma só vez.
Nos escritórios que prestam apoio continuado a empresas, convém ter uma rotina para os serviços periódicos: confirmar o período, rever o acordo e conferir o que já foi faturado. Por isso, avalie as opções de avenças e faturação disponibilizadas pelo programa com um exemplo real do escritório. Contudo, não pressuponha que todas as condições particulares do contrato ficam automatizadas.
Além disso, organize os documentos e combine com o contabilista a informação a partilhar e a periodicidade dessa entrega. O Cegid Vendus disponibiliza exportação SAF-T e relatórios, que podem ajudar nesta tarefa. Contudo, a configuração fiscal deve ser validada de acordo com a situação do profissional ou da sociedade; não deve ser copiada de outro escritório só por exercer a mesma atividade.
Nesse sentido, num escritório centrado na prestação de serviços, a prioridade é saber o que foi prestado, faturado e recebido. Por isso, não é preciso construir um catálogo complicado nem adotar rotinas de compras e stocks que não acrescentem valor. Por isso, comece pelos serviços mais frequentes e pelos dados essenciais dos clientes. Alargue a configuração apenas quando existir uma necessidade concreta.
| Verificar | Pergunta prática |
|---|---|
| Serviços | O que ficou por faturar? |
| Documentos | Os valores correspondem ao acordado? |
| Recebimentos | O que já entrou e o que falta receber? |
| Clientes | Existe concentração num único cliente? |
Por exemplo, um mês com muita faturação pode terminar com pouco dinheiro recebido. Além disso, consulte os documentos emitidos e compare-os com os pagamentos registados, em vez de considerar só o total faturado.
Além disso, acompanhe a distribuição por clientes e a evolução dos serviços. Para conhecer a rentabilidade de um assunto, terá de considerar igualmente o tempo dedicado e os custos associados. Contudo, a faturação, por si só, não mede a margem nem substitui um registo de horas.
Como usar a faturação para apoiar decisões →Em primeiro lugar, confirme o cliente, o âmbito do trabalho e as condições comerciais acordadas antes de preparar os documentos.
Em seguida, confira os valores, as descrições e a configuração aplicável. Além disso, distinga os honorários de outros movimentos que exijam tratamento próprio.
Por fim, atualize os recebimentos e acompanhe os saldos. Além disso, reserve um momento regular para rever pendentes e esclarecer diferenças.
O plano Base é um ponto de partida a avaliar num pequeno escritório. Por isso, confirme os utilizadores necessários, as opções de avenças, os documentos e a partilha de informação com o contabilista. Contudo, se precisar de integrações ou de mais acessos, compare os planos seguintes.
Por isso, antes de contratar, teste uma consulta, um serviço periódico e um pagamento parcial. Assim, testa exemplos mais úteis do que uma demonstração com operações que o escritório nunca utiliza.
Comparar programas de faturação →Nesse sentido, uma solução de faturação orientada a serviços pode adequar-se a um profissional individual. Por isso, experimente o percurso completo de um serviço, desde a criação do cliente até ao registo do pagamento, e confirme se as opções e o número de utilizadores do plano são suficientes.
A proposta desta página é a gestão comercial. Por isso, antes de substituir uma ferramenta de processos, confirme separadamente necessidades como prazos, agenda, documentos, registo de horas e integrações. Contudo, não deve assumir que um programa de faturação cobre essas funções.
Por isso, separe estas situações dos honorários na análise do seu procedimento. O tratamento documental e contabilístico depende da natureza de cada movimento. Por isso, defina com o contabilista como registar e documentar cada caso antes de configurar o programa. Esta página não estabelece um procedimento fiscal para esses valores.
O acesso online permite trabalhar a partir de equipamentos compatíveis com ligação à Internet. Por isso, use acessos autorizados e equipamentos protegidos, especialmente quando consultar informação de clientes fora do escritório.
Se apenas presta serviços e precisa de faturar e acompanhar pagamentos, comece por avaliar um plano de faturação e serviços. Por outro lado, POS, stocks ou outras funções devem responder a uma necessidade real, e não ser o ponto de partida da escolha.
Por isso, teste operações concretas, confirme os documentos necessários, o apoio disponível e a facilidade de exportar informação. Além disso, consulte o nosso comparativo de programas de faturação para avaliar alternativas com os mesmos critérios.
Informação sobre funcionalidades: planos e funcionalidades do fabricante. Por isso, confirme as condições em vigor antes de contratar.
Crie serviços, organize clientes e avalie se o programa se adapta ao seu escritório.
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