Vamos ser honestos: ninguém decide abrir um negócio porque é apaixonado por burocracia, impostos ou ficheiros SAF-T. Quer seja freelancer, proprietário de um café ou fundador de uma startup tecnológica, o seu foco deve estar naquilo que faz melhor.
A faturação é uma tarefa necessária, mas não tem de se transformar numa dor de cabeça no final do mês. É precisamente por isso que a escolha do software é tão importante. Uma ferramenta adequada simplifica o trabalho; uma escolha errada obriga-o a adaptar todo o negócio ao programa.
Com tantas opções no mercado, perguntar qual é o melhor programa de faturação pode conduzir à resposta errada. A pergunta útil é outra: qual é o melhor para a realidade do meu negócio?
Se a ferramenta não trabalhar para si, vai acabar por trabalhar para a ferramenta.
O básico não negociável: certificação da AT
Em Portugal, a primeira verificação deve ser simples: confirme se o programa consta da lista de software certificado pela Autoridade Tributária. Não se limite a uma frase comercial no site do fornecedor.
A certificação deve ser sempre o ponto de partida. Se não conseguir confirmar o programa nos canais oficiais, elimine essa opção antes de analisar funcionalidades ou preços.
O fim do computador do escritório
Há alguns anos, o software era instalado numa máquina específica. Para emitir uma fatura era necessário estar naquela secretária. Atualmente, sobretudo para quem trabalha no terreno, essa limitação deixou de fazer sentido.
Um sistema na cloud permite terminar um serviço no cliente, abrir o programa no telemóvel, emitir a fatura e enviá-la por correio eletrónico em poucos segundos. Não avalie apenas a versão para computador: teste também a rapidez, a legibilidade e o número de passos necessários num smartphone.
Faça o teste dos cinco minutos
Um bom programa não deve exigir um manual enorme para as operações mais comuns. Quase todos os fornecedores disponibilizam um período de demonstração, por isso aproveite-o para testar tarefas reais sem recorrer a tutoriais.
Se não conseguir concluir este percurso em poucos minutos, a utilização diária poderá tornar-se demasiado complexa.
Consegue fazer tudo isto em cinco minutos?
- Criar um cliente
- Adicionar um produto ou serviço
- Emitir e enviar uma fatura
- Corrigir o documento através de uma nota de crédito
A qualidade revela-se quando algo corre mal
O apoio ao cliente parece secundário até ao momento em que surge um erro e existe um cliente à espera. É nesses momentos que se percebe a diferença entre uma plataforma acompanhada e um serviço que se limita a enviar ligações para tutoriais genéricos.
Verifique os horários, os canais disponíveis e se consegue falar com uma pessoa quando precisa. Um bom apoio pode evitar horas de frustração e atrasos na emissão de documentos.
Leia o preço para além do valor mensal
Muitos programas atraem novos clientes com um preço mensal muito baixo. O problema pode surgir quando o negócio cresce e aparecem custos que não estavam evidentes na primeira comparação.
Compare o custo real para o volume de documentos e para a equipa que espera ter, não apenas o preço de entrada.
Pense na relação com o contabilista
O contabilista é uma peça essencial na gestão do negócio. Confirme se pode atribuir-lhe um acesso próprio ou partilhar facilmente os documentos e ficheiros necessários.
Uma boa colaboração evita noites a descarregar documentos, anexos pesados e tarefas repetitivas no fecho de cada período. Se possível, peça também a opinião do seu contabilista antes de tomar a decisão.
Escolha duas ou três opções. Depois, teste-as.
Não existe um programa perfeito para todos. Uma solução preparada para uma multinacional pode ser um pesadelo para um profissional independente. Da mesma forma, uma aplicação muito simples pode não responder às necessidades de uma loja com várias caixas e controlo de stocks.
Escolha duas ou três opções adequadas ao seu orçamento, utilize os períodos de demonstração e reproduza as tarefas reais do seu dia a dia. O software certo é aquele que, depois de configurado, quase se torna invisível.